La rédaction d'email fait partie des activités quotidiennes dans l'entreprise. En respectant certaines règles bien simples, vous êtes assurés d'améliorer votre communication et l'intérêt que les gens accorderont à votre email.

Pour rédiger un bon email, il est important d'être simple, concis et d'indiquer directement l'objet de l'email. Personne n'est intéressé par les longues histoires qui ne font pas avancer les choses. Les employés se sentiront frustrés s'ils auront à lire un email de 2 pages tout en essayant de dénicher le sens de ce que vous leur demandez. Soyez donc concis et direct dans vos emails.

Les filtres pour facilier la tâche aux employés

Certains employés prennent l'habitude d'envoyer des emails généraux, par exemple l'organisation d'un pot ou autre. Fixez une règle pour ce genre d'email. Par exemple, demandez à tout ceux qui envoient ce genre de mail de préfixer leur objectif par FYI. Ceci permettra aux employés non intéressés de créer un filtre qui leur permettra de ne pas recevoir ce genre de mail.

Il est également important d'effectuer ce qu'on appelle dans le marketing un 'Call To Action' : présentez à vos employées une action précise à accomplir avec une date butoire à la fin de l'email. Cette action doit être mise en avant pour que les employées puissent directement comprendre l'intéret de l'email. N'oubliez pas que certains personnes ont tendances à scanner les emails pour rechercher ce qui les intéresse directement. Facilitez les tâches à ces personnes.

Astuce : Si vous avez un email important à envoyer, n'hésitez pas à vous éloigner pendant quelques seconcdes de l'écran puis de le relire. Ceci vous permettra de dissocier et d'avoir une nouvelle vision sur l'email. Vous pouvez également demander à une personne tierce de relire l'email pour donner son avis.

N'envoyez pas beaucoup d'email : faites le tri

Il est également inutile d'envoyer beaucoup d'emails. Plus le nombre d'emails envoyés est grand, plus les employés accorderont moins d'importances aux emails. Considérons cette situation : vous envoyez beaucoup d'emails par jour à vos employés, certains de ces emails ne sont pas nécessaires et ne font que relater des évènements connues ou inutiles. Les employés commencent à accorder moins d'importance à vos emails. Ne serez donc pas étonné s'ils ne lisent pas tout vos emails et qu'ils oublient d'accomplir certaines tâches que vous avez demandés.

Certains choses seront mieux discutté dans une réunion ou au téléphone. Pensez à l'email que vous allez envoyer : peut-être qu'il sera mieux de ne pas l'envoyer et de le discutter dans la prochaine réunion ?

Enfin, si vous ne comprenez pas le sens d'un email, inutile de répondre avec un autre email encore plus long, utilisez tout simplement le téléphone mise à votre disposition.

 

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