Commencez par fixer la date de la réunion pour l'envoyer à vos employés bien en avance. Vous pouvez également fixer les différents points qui seront discutés dans la réunion.

Si une personne durant la réunion commence à débattre d'un sujet sans relation avec l'objet de la réunion, vous pourrez toujours l'interrompre en lui disant que ce qu'ils disent est vraie mais ce n'est pas le sujet de la réunion.

Les réunions à segments

Les participants peuvent ne participer qu'aux segments de la réunion qui les intéresse. Inutile d'obliger les employés à assister à 60 minutes de réunion si la section qui les intéresse n'est que de 10 minutes. La plupart des personnes s'ennuient durant une réunion. S'ils sont en plus obligé d'écouter des sujets qui ne les intéressent pas du tout, ils seront frustrés et c'est également de la perte d'argent pour l'entreprise.

Si vous avez bien spécifié dans l'agenda de la réunion les différents horaires, les employés peuvent ne venir que lorsque leur segement sera abordé. Ils peuvent également quitter plus tôt la réunion.

Il est important de commencer vos réunions à temps et de les finir à temps. Certaines personnes peuvent arriver en retard. La solutione est de fermer la porte à clé pour qu'ils aient à frapper sur la porte et marcher sous le regard de tout le monde vers leurs sièges. Ceci garantira le fait qu'ils ne viendront plus en retard.

Vous pouvez donc commencer les réunions sans les personnes en retard. Faites savoir ceci à votre équipe dès le début.

A la fin de la réunion, envoyez un résumé avec les tâches de chacune des personnes dans le même jour.

La réunion a-t-elle lieux d'être ?

Mais n'oubliez pas qu'il est important avant d'organiser une réunion de se demander si c'est vraiment nécessaire. Si un email ou un coup de téléphone peut remplacer une réunion alors ça fera une économie de temps et d'argent à tous les participants.

Suivez la règle du 20/80 lorsque vous organisez une réunion, avant d'organiser une réunion, posez-vous les questions suivantes :
- Est-ce que cette réunion nous approchera de notre objectif ?
- Est-ce que cette réunion ne peut pas être remplacé par un email ou un coup de fil ?

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